1. Requisitos de la factura electrónica
Hay que tener presente que una factura electrónica sigue siendo una factura, y por lo tanto, tiene que cumplir con los mismos efectos legales que una factura tradicional o en papel.
Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.
Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario.
La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
El Reglamento aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre ,establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas:
- La legibilidad del contenido. Tienen que ser generadas en un archivo legible para cualquier receptor de la mima.
- La autenticidad del origen de la factura. Tiene que garantizar la identidad del emisor, haciendo posible su revisión y comprobación. Por lo general, esta autenticidad se garantizará mediante certificado digital.
- La integridad de su contenido, para evitar y garantizar que no haya posibles modificaciones.
2. Obligados a emitir la e-factura
Según se regula en el artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, están obligados a expedir y remitir factura electrónica, todos los proveedores que hayan prestado servicios o entregado bienes a las Administraciones Públicas , ya sea a nivel Estatal, Autonómica y/o Local.
Estarán obligadas al uso y presentación de la factura electrónica a través del punto general de entrada que corresponda las entidades siguientes:
- Sociedades anónimas.
- Sociedades de responsabilidad limitada.
- Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.
- Uniones temporales de empresas.
- Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.
Como excepción, destacar que cada Administración podrá excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las entidades con facturas cuyo importe no sea superior a 5.000 euros, pudiendo ser generadas en papel.
3. Cómo se generan, envían y consultan.
Para generar una factura electrónica “e-factura”, se puede usar su programa informático de facturación (software privado) adaptado a los requisitos específicos de las Administraciones Públicas o bien pueden ser generadas través del software gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, FACTURAe.
La Administración previamente debe proporcionar los datos identificativos para poder generar y enviar la factura. Los datos suministrados serán:
- Oficina Contable.
- Órgano Gestor.
- Unidad Tramitadora.
Una vez creada la factura electrónica, se realizará el envío mediante los Puntos Generales de Entrada de Facturas Electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales, denominado FACe, (equivalente a la ventanilla única).
Desde la plataforma FACe se podrán consultar el estado de sus facturas.
4. Utilidades de las facturas electrónicas
El objeto principal de las facturas electrónicas “e-facturas”, es incrementar la seguridad y control sobre los pagos entre la Administración Pública y sus proveedores.
Se consiguen acortar los ciclos el cobro y la morosidad, reduciendo los errores humanos y eliminando también los errores humanos.
Facilita y ayuda con un acceso rápido de la facturación generada y enviada, mejorando así la gestión y almacenamiento de las facturas.
Si desea ampliar información, contacta con nosotros y le ayudaremos a emitir y tramitar facturas electrónicas.
