Entrando ya en fechas pre-navideñas, casi todas las empresas entran en la vorágine de organizar cenas de empresa, adquirir las famosas cestas de Navidad para los empleados, comprar la lotería y otros obsequios destinados a empleados o clientes.
Estos actos, enmarcados en las tradiciones y «usos y costumbres» del entorno laboral, tienen implicaciones jurídicas y fiscales específicas que es fundamental conocer para su correcta contabilización y deducción en el ámbito del Impuesto sobre Sociedades (IS), el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).
Vamos a entrar a analizar cada una de ellas:
1. Usos y costumbres como criterio para la deducibilidad
La Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades, en su artículo 15, establece que los donativos y liberalidades no son fiscalmente deducibles. Sin embargo, introduce una excepción relevante y es que se consideran como deducibles aquellos gastos realizados conforme a los usos y costumbres del personal de la empresa, siempre que se puedan justificar. Este principio cobra importancia en el caso de cestas de Navidad, cenas y otros regalos a empleados o clientes y proveedores
Si analizamos el concepto de usos y costumbres, éste se refiere a prácticas habituales y recurrentes en la empresa, aceptadas por el entorno laboral y la sociedad. En el caso de las cestas de Navidad, si la empresa las entrega cada año a sus empleados, esta tradición puede considerarse un «uso y costumbre».
Por otra parte, es necesario demostrar la habitualidad. Para acreditar que un gasto responde a un uso y costumbre, la empresa debe conservar la documentación de años anteriores, como facturas de cestas de Navidad o gastos similares, con el que justificar que dicho gasto se produce todos los años. En el caso de empresas de nueva creación, estas deberán esperar al segundo ejercicio fiscal para poder justificar dicha habitualidad.
2. Cestas de Navidad y el Impuesto sobre Sociedades
Las cestas de Navidad se consideran gastos relacionados con el personal de la empresa, por lo que deberán figurar en el grupo contable 64 del Plan General Contable “Gastos de personal” y, bajo ciertos requisitos, son fiscalmente deducibles. Los requisitos para su deducibilidad son los siguientes:
- Justificación Documental: Todos los gastos deben estar debidamente justificados mediante facturas que identifiquen claramente el concepto y el beneficiario del gasto.
- Correlación con la Actividad Empresarial: Los gastos deben estar relacionados con la actividad económica de la empresa y tener como finalidad la promoción de la misma, así como la fidelización de los empleados. 3
- Uso y costumbre: Los gastos deben ser habituales y estar en línea con los usos y costumbres de la empresa, evitando gastos que puedan considerarse extraordinarios o no habituales. 4
Límite de deducibilidad: Si bien los regalos a clientes tienen un límite del 1 % de la cifra de negocios del periodo impositivo, este tope no se aplica a los gastos destinados al personal, siempre que respondan a usos y costumbres.
3. IVA en las cestas de Navidad
La Ley 37/1992, del IVA, en su artículo 96, restringe de manera objetiva el derecho a deducir el IVA soportado en la adquisición de bienes y servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o a terceras personas.
Por tanto, en el caso de las cestas de Navidad u otro tipo de regalos a clientes o proveedores, el IVA no será deducible, ya que se consideran bienes entregados como atenciones a los trabajadores, y no están relacionados directamente con la actividad empresarial.
Excepciones: Los objetos publicitarios o muestras gratuitas cuyo coste anual por destinatario no supere los 200 euros podrían ser deducibles, siempre que se destinen a promoción y no a empleados.
La deducibilidad del IVA de los gastos de atenciones a clientes o gastos de representación está siendo altamente cuestionada por la Inspección, negando la deducibilidad en base al artículo comentado anteriormente.
No obstante, no está todo perdido. Parece ser, que existen dudas de que el artículo 96 LIVA fuera correctamente traspuesto a nuestro ordenamiento jurídico normativa y que por tanto sea contrario a la Directiva de IVA. En base a estas dudas El Tribunal Supremo ha planteado cuestión prejudicial al Tribunal de Justicia de la Unión Europea sobre este tema, pero de momento habrá que esperar a que el TJUE se pronuncie al respecto.
4. IRPF: las cestas como retribución en especie
Desde la perspectiva del trabajador, las cestas de Navidad son consideradas una retribución en especie. Esto tiene implicaciones fiscales tanto para el empleado como para la empresa:
- Para el empleado: El valor de la cesta se suma a su salario bruto y aumenta su base imponible del IRPF. La empresa debe reflejar este importe en la nómina y aplicarle la retención correspondiente.
- Para la empresa: Los importes deben declararse en los modelos fiscales correspondientes (modelo 111, trimestral, y modelo 190, anual).
Esto implica que la empresa no solo asume el coste de la cesta, sino también el coste del ingreso a cuenta.
5. Relación entre cestas, regalos y motivación laboral
La entrega de cestas de Navidad tiene una dimensión más allá del ámbito fiscal ya que fortalece las relaciones laborales, fomenta la cohesión del equipo y refuerza la vinculación emocional entre empleados y empresa. Desde el punto de vista jurídico, su inclusión como «uso y costumbre» se basa en su relevancia como práctica aceptada y generalizada en el entorno empresarial.
Por tanto y como conclusión podemos decir que la entrega de cestas de Navidad, junto con otras atenciones a empleados, debe ser gestionada adecuadamente para garantizar su deducción en el Impuesto sobre Sociedades y el cumplimiento de las obligaciones fiscales derivadas de las mismas.
El criterio de usos y costumbres es clave para legitimar su deducibilidad, siempre que se justifique con documentación. Sin embargo, es importante recordar que el IVA de estos gastos no será deducible y que, para los empleados, las cestas se consideran retribución en especie, incrementando su carga tributaria.
En Bissé Asesores te ayudaremos a llevar la correcta gestión de estos gastos, permitiendo optimizar la fiscalidad empresarial y al mismo tiempo cumpliendo con los compromisos laborales y éticos de tu empresa durante la época navideña.
