Si realizas con frecuencia facturas electrónicas, seguramente en alguna ocasión hayas tenido que rectificar alguna. Por un error de la base imponible, las retenciones, el número de la factura, tus datos o los de tu cliente, una factura electrónica que ya se ha contabilizado puede generar problemas, exactamente igual que ocurriría con cualquier factura en papel.
Además, no es legal eliminar facturas sin más de tu libro de facturas. Esto provocaría un salto en la serie, lo que se consideraría una irregularidad en caso de que tuvieras que presentar tus facturas a Hacienda o recibieras una inspección fiscal.
En este post te explicamos lo que tienes que hacer para rectificar una factura electrónica que realices a tus clientes, de modo que al final del trimestre los números te cuadren y todo se haga correctamente en caso de que la tuvieras que presentar a Hacienda.
Qué hacer para rectificar una factura electrónica
Primero, debemos tener claro el concepto de factura electrónica. Es una factura completamente válida, al igual que las facturas de papel. Pero para que sea reconocida debe poder demostrarse su autenticidad, legibilidad e integridad.
Para que la factura sea legible, debe estar en un formato de un programa que se pueda abrir. Por ejemplo, en un documento .pdf, o .docx, y que el contenido pueda ser claramente visualizable.
Por otro lado, para garantizar la integridad y autenticidad de una factura electrónica, utilizamos la firma electrónica, basada en un certificado electrónico reconocido.
Para rectificar una factura electrónica, especialmente si nuestro cliente o nosotros ya la ha contabilizado, o hemos hecho facturas posteriores en la serie, debemos realizar una factura rectificativa, de acuerdo con las siguientes normas.
Rectificar una factura electrónica mediante una factura rectificativa
A la hora de rectificar una factura electrónica, lo primero que debemos tener claro son las normas para realizar facturas rectificativas.
- Debe quedar claro que se trata de una factura rectificativa.
- Hay que indicar el número y fecha de la factura rectificativa.
- La factura rectificativa no debe tener la misma serie que el resto de facturas.
- En el concepto, debemos indicar el motivo de la rectificación. Por ejemplo, “rectificación por retención del IRPF incorrecta”.
- Este tipo de facturas puede tener un importe negativo, total, si lo que queremos es directamente anular la factura, o parcial, si queremos corregir los importes estipulados en la anterior factura.
- Las facturas rectificativas deben incluir el IVA y la retención correspondiente, de la misma forma que las facturas ordinarias.
Si tienes dudas en cuanto a tus facturas, puedes solicitar nuestros servicios de asesoría fiscal en Madrid. Ponte en contacto con nosotros a través de este formulario.
